12 - Schritt für Schritt zum Ziel
Maßnahmen planen, organisieren und umsetzen
Die Planung und Umsetzung von Maßnahmen zur Verbesserung der Angebote zur Förderung des Wohlbefindens älterer Menschen erfordert eine strukturierte Vorgehensweise, angefangen von der Erarbeitung eindeutiger Zielformulierungen, über die Bestimmung von Meilensteinen bis hin zu detaillierten Ablaufplänen, in denen alle notwendigen Arbeitsschritte und Verantwortlichkeiten festgelegt sind.
Ziele in Etappenziele gliedern – Meilensteine bestimmen
Für kleine überschaubare Ziele mit geringer Komplexität und ohne absehbare Schwierigkeiten können unmittelbar die Aufgaben und Arbeitsschritte erarbeitet werden, die zur Zielerreichung notwendig sind.
Beispiel: Ziel ist es, ältere Menschen in der Gemeinde Schöndorf zur Teilnahme an einem Bewegungsangebot zu motivieren. Dieses Ziel lässt sich durch einen einfachen Lösungsansatz umsetzen: Im Rahmen der monatlichen Seniorennachmittage in Schöndorf werden ab Oktober 2020 jeweils zwei Bewegungsübungen aus der IN FORM MitMachBox mit den teilnehmenden älteren Menschen durchgeführt.
Bei umfangreichen, komplexen oder schwierigen Zielsetzungen ist es unerlässlich, die komplexen Ziele in Abschnitte oder Etappenziele, d.h. Meilensteine, zu gliedern.
So lässt sich der Prozess zur Umsetzung des Ziels besser planen, steuern und überwachen. Im Laufe des Prozesses von Meilenstein zu Meilenstein können neue wichtige Erkenntnisse gewonnen werden, die ggf. zu einer Korrektur der Planungen genutzt werden können.
Beispiel: Ziel ist die Etablierung eines wöchentlichen Mittagstischangebotes für ältere Menschen in der Kommune. Diese komplexe Zielsetzung kann in folgende Meilensteine gegliedert werden:
Ablaufpläne erleichtern die Umsetzung
Die Erarbeitung der Zielformulierung nach der SMART-Formel (siehe Qualitätsbaustein 11) und der Meilensteine sind wichtige Schritte, um die geplante Maßnahme in dem vorgesehenen Zeitraum zu etablieren.
Der nächste Schritt ist die Entwicklung eines Ablaufplans, der festlegt, welche Aufgabe von wem, mit wem, wann und wo erledigt werden soll, und welche Sachmittel oder Unterstützung dazu benötigt wird.
Wenn dieser Ablaufplan sorgfältig ausgeführt wird, wissen alle Beteiligten, was zu tun ist und wer verantwortlich ist! Ein detaillierter Ablaufplan gibt allen Klarheit und Sicherheit, Missverständnisse und Angst vor zeitlicher oder persönlicher Überforderung werden vermieden.
Ablaufpläne sollten auch deutlich machen, welche Fachkompetenz an welcher Stelle benötigt wird und wer ggf. hinzugezogen werden kann. Komplexe Aufgaben können auf verschiedene Schultern verteilt werden.
Sinnvoll ist es, dass eine Person oder ein Team den Umsetzungsprozess „überwacht“, d.h. bei den Verantwortlichen für die einzelnen Aufgabenpakete ab und zu mal nachfragt, ob der Arbeitsschritt vorankommt oder Unterstützung gewünscht wird. So können ggf. Verzögerungen vermieden und die firstgerechte Umsetzung der Zielsetzung mit allen gemeinsam geschafft werden.
Arbeitshilfen
Für die Erarbeitung der Ziele und die Planung des Umsetzungsprozesses bietet der Leitfaden „Qualitätskriterien für Planung, Umsetzung und Bewertung von Maßnahmen mit dem Fokus auf Bewegung, Ernährung und Umgang mit Stress“ sehr hilfreiche Anregungen! (Siehe Qualitätsbaustein 3).